做好事前的準備（計劃）

做好事前的準備（計劃）

林政宜

在執行任務之前，如果不能了解任務的目標、作業範圍、注意事項、
資源等等，這個任務通常會進行得不順利，而且容易延誤並影響到其他
的任務。在個人的範圍內，其影響層面只有自己本身，但如果這個任務
是屬於團隊的任務項目之一，則會影響了團隊的整體任務效率，甚至於
可能會導致任務失敗或團隊的滅亡。

有許多任務看起來好像不怎麼樣，但是執行的人對它如果太放任時，
它就便得複雜多了。為什麼？如果這項小任務是一個大任務執行前的準
備項目之一，而執行的人並不重視它時，可能會在日後執行大任務時成
為該任務的阻礙點；或者因為這項小任務並未受到重視，而導致大任務
的事前評估錯誤，使得整個任務終於步向失敗的命運。有名的例子就是
二次大戰時的珍珠港事件，因美軍並未重視某情報的緊急性及複查該情
報，讓珍珠港事件成為美軍的一大敗仗（還沒打就失敗了）。

當任務分配給自己時應該如何面對呢？首先應該先了解該任務的目標
是什麼，再評估自己對執行該任務有多少把握。如果自己無法達成任務
目標或覺得負荷過重，應該向任務分配者反應，否則在接受任務之後必
須全力以赴達成目標，並且不能因為沒有人檢查該任務的執行而自行改
變任務要項或停止，這僅是接受任務的基本態度而已。其次是檢視一下
任務的關聯性及相關資源是否足夠，並且檢視自己的知能及技術是否足
夠，再整理出執行的細步計劃（要項清單）。如果有需要的話，應該與
任務分配者或管理者討論自己的細步計劃後再開始執行。

有許多細步計劃可能是小到只有幾個要項而已，不能因為只是幾個要
項而不記錄下來。人是常會遺忘某些事的，對自己太有自信時，反而會
忽略了一些步驟。細步計劃（要項清單）是用來提醒自己及做結案前的
檢驗工作，讓每項任務的執行都能達到完美才是良好的態度。

任務結束後一定要回報，並且立即整理任務執行時的相關筆記，作成
正式報告，讓自己及團隊知道該任務確實已完成了，並且指出該任務進
行時所遇到的問題點及其他建議。將來團隊的任務指揮官（可能是你）
才有資料可供參考，而讓其他的任務計劃及分配更能注意到所有可能的
問題點，進而更有效的評估出其他任務的要項。

如果以前不明白或忽略了前面所談到的重點，那麼是否考慮立即改變
自己對任務計劃、執行、檢討的態度呢？深信由於每個人的努力而讓團
隊更進步，自己亦能從中獲得更多。